ASIGNATURA:
Informática Comercial DOCENTE: Glenis Ortega Bolívar
SABER: Aspectos generales de las cartas comerciales. Normas
ICONTEC para la preparación de documentos comerciales.
SABER HACER: Reconocer los aspectos generales de las cartas
comerciales. Aplicar las normas ICONTEC en la preparación de cartas
comerciales.
SER: Honestos, respetuosos, veraces y sensibles al expresarse
oralmente y por escrito.
INTRODUCCIÓN
La efectividad de un documento no solamente está relacionada
con la redacción, sino también con la presentación del mismo. Un documento presentado y diagramado
estéticamente causa una impresión agradable al lector, motiva la lectura y
facilita la comprensión.
REFERENTE CONCPETUAL
La carta comercial es una comunicación detallada entre
empresas, entre personas particulares y entre empresas y sus empleados u otras
personas particulares. La Norma Técnica Colombiana 3393 expedida por el
ICONTEC, establece y unifica los
requisitos para la elaboración de cartas comerciales en nuestro país, la cual
ha sido modificada por la GTC185:
ASPECTOS GENERALES:
|
Membrete
ü Se
coloca en
margen superior, extensión de 14 cm. desde el borde lateral izquierdo.
ü Indica logo, nombre de la empresa,
dirección, números de teléfonos, y de fax, correo electrónico, NIT.
ü También se puede colocar en el margen
inferior datos de la empresa.
|
Márgenes
ü Superior
de 3 o 4 cm
ü Inferior
de 2 o 3 cm
ü Izquierdo
de 3 o 4 cm.
ü Derecho
d 2 o 3 cm
|
Estilos
ü Bloque
extremo
ü Bloque
ü Semibloque
|
PARTES DE UNA CARTA
1.
Datos
preliminares
|
Código: se escribe a dos o tres interlineas del membrete. Puede ser numérico o alfanumérico. Ej.
2340
AB445
|
Fecha: ciudad, día, mes y año. Se escribe a dos o tres interlineas de
la referencia. La ciudad se separa del
día con coma, el mes se escribe en minúscula y el año no lleva ni punto ni
coma. Ej. Barranquilla, 17 de julio de 2011
|
Datos del destinatario (Tratamiento, nombres y apellidos, cargo, empresa, dirección,
ciudad y país): se escriben a renglón seguido, comenzando de cuatro a seis
interlíneas de la fecha. Los nombres y
apellidos pueden escribirse con mayúscula inicial o sostenida. Los títulos
académicos y cargo con mayúscula inicial.
|
|
Asunto (línea opcional): síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
Ejemplo:
Asunto: Vencimiento póliza 489637
— Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin
afectar el sentido.
— Se anota contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo. En estilo bloque, parte del centro
del escrito hacia la derecha, alineado con el número (referencia) y la fecha.
— Se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario
cuando no hay saludo independiente.
|
Vocativo: para las damas se acostumbra el
nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las
siguientes opciones:
Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los
datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.
Ejemplos:
Apreciado señor Botero: Apreciada ingeniera Gloria:
Señora Ministra:
Cordial saludo señor Martínez:
Como parte inicial del texto se
escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, o a tres
del asunto, si lo hay.
Ejemplos:
Tenemos
el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y de acuerdo con...
Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos… |
2.
Cuerpo
de la carta
|
Texto: se
escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en
cuenta lo siguiente:
— El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y
cortés; de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros).
— Preferible, un solo tema por carta.
— Se omiten los temas personales.
— Tratamiento de usted.
— Es importante que la carta no presente errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de puntuación, impecable, sin borrones ni
repisados.
— Inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del
destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente.
— Comienza a tres interlíneas del asunto o del saludo
independiente, cuando los hay.
|
Despedida: expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto,
tanto en estilo bloque extremo, como en estilo bloque. Presenta dos
alternativas:
Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Ejemplos de despedida con frase de
cortesía terminada en punto (.):
Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. Para nosotros es un gusto servirle. |
3.
Datos
finales
|
Datos del remitente (nombres y
apellidos y cargo): se escriben a renglón seguido, de cuatro a seis
interlineas de la despedida.
Si los
nombres y apellidos del destinatario
se escribieron con mayúscula sostenida, se hace lo mismo con el
remitente. Ejemplo:
Carlos
Iriarte Cepeda
MARCELA LÓPEZ CONTRERAS
Gerente
General
Jefa de Ventas
|
Anexo o anexos (línea opcional): si se
requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlíneas
del firmante, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:).
A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número
de hojas o el tipo de anexo.
Ejemplo:
Anexo: uno (10 hojas) Anexos: tres (dos disquetes y un cheque) |
|
Copia (opcional): a dos
renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen
izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y
seguida de dos puntos (:). A dos espacios (alineación equivalente para el
procesador de texto) se relacionan los destinatarios, así: tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma
entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla.
Ejemplo
en línea separada cada uno:
Copia:Sr. Julio Montoya Arango, Gerente AMS
Sr. Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles S.A. Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV
Ejemplo
en línea seguida:
Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruíz
Cano, Director de Talento Humano; César Arenas, Jefe de Producción.
Las copias fijas para el archivo y el
consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una empresa.
|
Identificación del transcriptor: a dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se
anota el nombre y apellido de las personas que participaron en la redacción,
transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la
comunicación, todo debidamente alineado. Cuando sea necesario se debe aclarar
el papel desempeñado por cada uno de
los participantes. Si la persona que
firma es la misma que redacta y transcribe
no se requiere su identificación.
Ejemplo:
Redactor: Juan Carlos López Mendieta
Transcriptor: Angélica María Duque Duque
|
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE- EVALUACION
Taller
para entregar por parejas en primera semana de junio:
Investiga:
a. Los diferentes tipos de cartas comerciales
con un ejemplo de cada uno.
b.
¿Cuál es el procedimiento a seguir cuando una carta debe utilizar más de 1
página?
c.
¿Cómo debe ser la escritura de números?
d.
¿Cómo deben utilizarse las mayúsculas y las minúsculas?
e. Redactar y digitar en Word 1 carta en estilo bloque y 1 en bloque extremo, según indicaciones de la
guía.
Bibliografía:
http://es.slideshare.net/dianatierradentro/35697938-normaicontecntc3393paracartascomerciales-1
Comentarios
Publicar un comentario