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miércoles, 6 de octubre de 2010

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS DE UNA EMPRESA

Dentro de las muchas competencias que debes desarrollar como  estudiante del énfasis de Documentación y Registro de Operaciones Contables, se encuentra la de reconocer las normas de archivo y el manejo de los documentos de una empresa.  He aquí algo interesante:
Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o  hechos que se hallan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten uniformidad en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de cualquier clase de documentos.
 
Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
  1.     Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
  2.      Guardar de manera ordenada el material reunido.
  3.     Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
Los archivos pueden ser:
ACTIVO: Conformado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que se encuentren pendientes de consulta o solución.
 Semiactivo
Formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque no frecuente.
Archivo pasivo
Esta formado por los documentos activos cuya consulta eventual permite que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o histórico que por su importancia puede tener empleo en lo administrativo

¿Que sistemas de archivo existen?
¿Cuales son los elementos necesarios para el manejo de un archivo?
¿Cual es la normatividad que regula los archivos en Colombia? 
¿Archivar es simplemente guardar documentos?
Encuentra la respuesta a estas  y  otras inquietudes que te puede generar este tema en el siguiente enlace:
www.archivogeneral.gov.co/  


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