COMUNICACIONES INTERNAS: MEMORANDO

INTRODUCCIÓN

La comunicación interna es una herramienta estratégica clave en las empresas, puesto que mediante un buen empleo de la información corporativa podemos transmitir correctamente a los empleados los objetivos y valores estratégicos que promueve la organización, lo cual genera una cultura de apropiación, fidelidad y sentido de pertenencia hacia la empresa por parte de su talento humano que se siente motivado y valorado al tener claros y definidos  los principios y retos a los que se enfrenta la compañía.

REFERENTE CONCEPTUAL

Una política comunicativa adecuada debe abarcar la difusión de información exacta acerca de lo que está ocurriendo al interior de la compañía, para evitar los destructivos rumores externos que divulgan medios de comunicación o la competencia, sobre asuntos como los recortes de personal, destitución de altos cargos, quiebras, ventas o alianzas de las empresas. Se debe incluir además, la divulgación y socialización de los resultados e indicadores de gestión y el establecimiento de canales para la resolución de problemas o situaciones que se presenten entre los colaboradores o con las direcciones de los diferentes departamentos.  Teniendo claros los aspectos que debemos incluir en nuestra estrategia de comunicación, el siguiente paso es establecer los canales para hacerla efectiva. Los métodos tradicionales como los memorandos,  las carteleras, las convenciones anuales o semestrales, las circulares y las reuniones informativas son siempre válidos para conseguir nuestro objetivo pero además nos podemos apoyar en otras herramientas más innovadoras y en línea con la época actual de las tecnologías de la información, tales como el establecimiento de una red interna de comunicación, o intranet, o la realización de vídeo conferencias.

Ya sea que el mensaje se entregue personalmente o se envíe por correo electrónico, es importante garantizar la eficiencia en la comunicación.  

El memorando a pesar de ser una nota interna, debe presentar amabilidad y formalidad, además de brevedad, corrección y todas aquellas características analizadas en la carta. Pueden ser para dar instrucciones, llamadas de atención, solicitar datos, entre otros. (Ver anexos)

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE-EVALUACIÓN

1.                Escucha activa de la presentación de la docente, utilizando estrategias metacogitivas.

2. Con base en los ejemplos de la GTC 185        http://www.aguasdebuga.net/intranet/sites/default/files/GTC%20185.pdf, desarrollar  talleres de aprendizaje-evaluación:

1        10°A: 

 O     Trabajas en Atlantic BPO, tu jefe, la psicóloga Rosalba de León, Jefe de Recursos Humanos, te solicita redactes un memorando, dirigido a  la señora Angela Espinosa Bustamante, Auxiliar de Servicio al cliente,  con el fin de llamar la atención por las siguientes razones: sus constantes llegadas atrasadas a la oficina, ya que se le ha llamado la atención verbalmente y sigue en la misma actitud, su falta de cortesía en la atención a algunos clientes.  De seguir así tocará suspenderla.

O     Copia al Jefe de Servicio al Cliente.

O     Utilizar la segunda opción del encabezado.

O     Ref..A001

10°B:

Trabajas en Telefónica Movistar S.A., tu jefe, el Ingeniero Jorge Vergara Sánchez, jefe de Ventas, te solicita redactes un memorando dirigido al señor Alex Cabarcas Gutiérrez, Vendedor Senior, para llamar la atención por los siguientes motivos:
Bajo promedio de ventas obtenido en los últimos meses
Atención deficiente a los clientes.
Si continúa esta situación no será renovado su contrato de trabajo que se vence en 45 días.
Copia: Hoja de vida.
Utilizar la tercera opción para la elaboración del encabezado.
Ref.B002       

10°C

Trabajas  en Alfresco  Ltda., tu jefe, el  ingeniero Argemiro de León, Jefe de Bodega, te pide redactes un memorando dirigido a  José Victor  Suarez Rendón, Auxiliar de bodega , con el fin de darle algunas indicaciones de como deben almacenarse  los productos terminados  en el almacén, de tal manera que no sufran deterioro por mal manejo.

O     Utilizar la primera opción del encabezado.

O     Copia: Departamento de Ventas

O     Ref: B003

10°D

O     Trabajas en Fundación Foro Costa Atlántica, tu jefe el Sociólogo Blas Zubiría Mutis, jefe de recursos humanos, te solicita redactes un memorando dirigido al señor  Osvaldo San Juan Hernandez, asistente de contabilidad, para informarle que ha sido ascendido al cargo de Jefe del Departamento de Contabilidad  a partir del  25 de octubre de este año.

O     Copia: Gerencia financiera

O     Utilizar opción 3  para el encabezado.

O     Ref: D002